私は、ファイルでメモ・業務記録・ＴｏＤｏの三つを作っています。夫々のファイルは他の二つへ各々リンクさせています。
日々の記録はメモ、時系列の記録は業務記録、やるべき事はＴｏＤｏとなっています。
まず毎日のお客様からの連絡、やり取りをメモに記録しています。
ツリーを月別に作成し、各月の下に1日ごとのツリーを作っています。
今日Ａ商店から問合せが入れば、今日のツリーの下に「Ａ商店○○の件」としてツリーを作成し、テキスト欄に詳細を記入します。
問合せが以前、例えば3ヶ月前にも同じ内容があったとすると、メモのツリーには業務記録のファイルへのリンクがありますのでツリーの「業務記録」をクリックすると業務記録のファイルが立ち上がりますのでツリー部の「Ａ商店」からメモ欄の記載を確認して解答しています。
過去の見積書等でワード等で作成している場合はリンクさせています。Ａ商店からの依頼が即答で済まないような場合や、社内の他部署の協力が必要になるような場合は、ツリー「ＴｏＤｏ」をクリックしてＴｏＤｏファイルを立ち上げ、新しいツリーに件名とテキスト部に詳細を記載します。問題は転記忘れが出る場合があります。
特にメモから業務記録への転記、転記というよりコピーですが。「確か以前に同じ物件があったのに、業務記録にない」という場合はメモを検索するだけは少し不安なので、エディターのグレップ検索でメモと業務記録とＴｏＤｏを三つとも検索してダグジャンプさせています。
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